Dlaczego „zintegrowane” w planowaniu i raportowaniu czyni dużą różnicę?
Digitalizacja finansów i kontrolingu niekiedy przyjmuje formę wdrożenia wielu różnych rozwiązań informatycznych z obszaru CPM (Corporate Performance Management), gdzie każde jest dedykowane do określonego obszaru lub procesu i często pochodzi od różnych dostawców.
W ten sposób po kolei kupowane i wdrażane jest oprogramowanie do raportowania, następnie planowania i budżetowania, a dalej konsolidacji finansowej, a nawet uzupełnione o silnik AI do prognozowania czy systemy usprawniające zamykanie miesiąca. Z pewnością umożliwia to firmie wdrażanie poszczególnych rozwiązań krokowo oraz pozyskiwanie rozwiązań, które są dedykowane do danego obszaru. Można też etapowo digitalizować poszczególne obszary i przynajmniej teoretycznie redukując ryzyko związane z pełną transformacją cyfrową.
Kluczowy problem z takim podejściem jest taki, że wszystkie wymienione korzyści mają raczej charakter teoretyczny niż praktyczny. W rezultacie bowiem w firmie stopniowo budowany jest mniej lub bardziej efektywnie powiązany ze sobą konglomerat różnego typu oprogramowania. Wyzwaniem staje się złożoność całej struktury i trudność w jej bieżącym utrzymaniu. Dużego wysiłku wymaga zapewnienie zgodności danych pomiędzy różnymi aplikacjami i bazami danych. Co więcej, jakakolwiek zmiana zaczyna przeradzać się w osobny projekt angażujący szereg różnych działów. Szczególnie frustrującym momentem staje się ten, kiedy dostawcy poszczególnych systemów stoją na stanowisku, że ich oprogramowanie działa poprawnie, ale całość nie działa i użytkownicy nie są w stanie jednoznacznie stwierdzić, gdzie leży problem.
Korzyści z wdrożenia zintegrowanej platformy
Zupełnie inaczej wygląda sytuacja w przypadku zintegrowanej platformy, takiej jak np. Jedox, która składa się ze ściśle powiązanych ze sobą komponentów pozwalających na automatyzację praktycznie każdego procesu i obszaru kontrolingu finansowego. Planowanie, budżetowanie, prognozowanie, raportowanie, analiza czy konsolidacja finansowa realizowana jest w sposób zintegrowany w oparciu o jedno źródło danych, gdzie zmiana w jednym miejscu jest automatycznie i natychmiastowo odzwierciedlana w całym systemie.
W rezultacie czas, koszt i wysiłek związany z utrzymaniem całego rozwiązania jest minimalizowany, a użytkownicy czują, że mają kontrolę nad całym rozwiązaniem. Szybko i łatwo wprowadzają zmiany niezbędne do dopasowania systemu do potrzeb biznesowych. Całość staje się przejrzysta, prosta i w pełni efektywna. Przy takim podejściu nie trzeba też od razu decydować się na wdrożenie wszystkich komponentów czy digitalizacji wszystkich obszarów jednocześnie. Można to robić etapowo, budując docelowe rozwiązanie „cegiełka po cegiełce”, sprawdzając po drodze dotychczasowe rezultaty. Na ich bazie można dokładać nowe elementy. Zazwyczaj pozwala to również na oszczędność kosztów, gdyż koszty licencji są często pochodną liczby aktywnych użytkowników a ich liczba nie wpływa na zakres dostępnych funkcjonalności. Pozwala to zatem na skalowalność w czasie według faktycznych potrzeb.
Jak widać wyraz „zintegrowane” w przypadku oprogramowania klasy CPM ma duże znaczenie i w praktyce powinien stanowić kluczowy wymóg dla projektowanego systemu zarządzania efektywnością w przedsiębiorstwie. W innym przypadku zamiast przyczyniać się do budowy przewagi konkurencyjnej firmy będzie on de facto zwiększał jej dług technologiczny.